Привет!

Меня зовут Саша Шитов, я продакт системы управления проектами YouGile. Мы, как и многие команды, долго работали в Telegram. А потом устали от него — да так, что создали свой корпоративный мессенджер.

Телегу действительно часто используют для рабочей коммуникации. По удобству и вовлечённости ей правда сложно что-то противопоставить. Но когда дело доходит до переписок по проектам, у неё начинают вылезать ограничения. И речь даже не о недавних блокировках.

Вот как это выглядит глазами нашего пользователя:

В одном абзаце собрана вся боль. А теперь разберём её по пунктам.

Боль 1. В рабочих чатах нет структуры

Типичная картина: утром заходишь в Telegram — а там уже под сотню уведомлений. Кто-то написал про баг, следом обсуждают дизайн, потом правки и корпоратив — и всё это в одном чате.

Команда пытается навести порядок и плодит новые чаты. Но они теряются так же быстро, как и появляются, а обсуждения всё равно возвращаются в общий поток. А теперь представьте новичка, который ищет «финальные правки» между реплаями и закрепами.

Что мы придумали

Сначала стало понятно: проблема не в дисциплине и не в количестве чатов. Просто обсуждения задач, новости для всей компании и обычный флуд свалены в один поток. В нём неизбежно начинают путаться.

Затем сделали простую вещь: закрепили за каждой задачей свой чат — он появляется вместе с карточкой на доске. В нём можно обсуждать правки и принимать решения.

Для более широких обсуждений сделали отдельные чаты проектов.

Так у каждой темы появилось своё место, и сообщения больше не теряются.

Боль 2. Трекер и Telegram борются за внимание

Если в команде внедряют таск-трекер, обычно звучит такой аргумент: «А зачем? У нас же всё в телеге». Если команда привыкла к мессенджеру, трекер конкурирует с ним за внимание.

Вот что происходит:

• задачу ставят в трекере;

• исполнитель пишет уточнение в трекере — там ему не отвечают;

• на следующий день он пушит команду в Telegram и получает детали.

Так у задачи появляются два центра истины. В итоге Telegram всегда выигрывает — потому что он удобный, быстрый и вовлекающий.

Что мы сделали

Посмотрели на конфликт систем и поняли:

• Трекер фиксирует ответственность, сроки и прогресс. Но сам по себе не провоцирует живое обсуждение.

• Чат в мессенджере идеален для быстрого общения. Но без привязки к задаче разговор скатывается в бесконечную болтовню.

Поэтому мы объединили лучшее из обоих миров. Из трекера — ответственность, сроки и контекст. Из мессенджера — скорость и живое общение.

Как я уже писал, у каждой задачи в YouGile есть свой чат. Он устроен так, чтобы вы чувствовали себя «как дома»: привычный интерфейс телеги, есть реплаи и реакции, файлы, опросы, голосовые с авторасшифровкой, скринкасты.

При этом вся переписка остаётся в контексте задачи — вместе со сроками и ответственными.

Заодно добавили несколько полезных фичей:

Если нужно спокойно вникнуть в диалог, чат можно развернуть на весь экран.

Если в общем чате проекта договорились, что что-то нужно сделать, сообщение можно сразу превратить в задачу.

Боль 3. Telegram отвлекает от работы

Замечали, что у чатов в ТГ обычно смешные или нелепые названия? Это не случайность — рабочие чаты конкурируют за ваше внимание с личными беседами, развлекательными каналами и мемами.

Только вот рабочие и личные уведомления идут одним потоком. Вы открываете телегу, чтобы быстро ответить коллеге по задаче, а через пару минут уже листаете канал с котиками или обсуждаете с друзьями планы на вечер.

Как решили проблему

Мессенджер внутри трекера сразу заточен под работу: в контактах — коллеги, в чатах — задачи и проекты. Но уведомления всё равно могут отвлекать, поэтому сделали их гибкими. Можно получать все или только по важным задачам, а нужные сообщения помечать непрочитанными.

Как мы принимаем решения о развитии продукта

Бесконечно добавлять фичи — плохая стратегия, поэтому мы опираемся на три принципа.

1. Ценности важнее отдельных функций

Наша идея — помогать командам фокусироваться на работе. Отсюда и конкретные решения про порядок и прозрачность. Например:

• гибкие уведомления;

• настройки прав в групповых чатах;

• автосоздание чатов по проектам и отделам;

• возможность запускать каналы для объявлений.

2. Лучше один хороший кейс, чем много «так себе»

Нас много раз просили добавить звонки. Но быстро выпустить нестабильную функцию с лагами и обрывами — плохая идея. Поэтому такие вещи либо делаем надёжно, либо не делаем вообще. От идеи со звонками не отказываемся — возможно, вернёмся, когда будем уверены в технологии.

Тот же подход применяем и в других решениях YouGile. Сейчас вот думаем сделать мессенджер бесплатным для всех, с доступом для клиентов и подрядчиков, но сначала собираем фидбэк. Вы тоже можете поучаствовать в опросе.

3. Хороший дефолт важнее сложных настроек

Мы даём гибкость тем, кто любит настраивать. Но большинство работает на дефолте — значит, он должен работать идеально.

Новые фичи делаем, отталкиваясь от реальных задач. Например, пользователи хотели, чтобы непрочитанные оставались сверху. Оказалось, на деле нужен быстрый способ убрать уведомления. Кнопка «отметить всё как прочитанное» закрыла этот запрос без лишних настроек.

Расскажите, а каким мессенджером пользуетесь вы с командой и почему не хотите уходить? Подумаю, как вас переманить ☺️

Систему управления проектами YouGile можно попробовать бесплатно: команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — навсегда.