Все вокруг говорят, что надо осваивать таск-трекер плавно и грамотно. Это скучно.

Гораздо интереснее сразу разобраться, как использовать его по-настоящему — так, чтобы у команды случился экзистенциальный кризис.

Собрали самые проверенные советы. Хотите навести суеты — попробуйте хотя бы пару пунктов из списка.

№1. Найдите софт с кучей опций

Идеальный трекер — тот, где функционал похож на швейцарский нож, а интерфейс сразу даёт понять, что вы здесь не главный.

Пусть половина опций так и останется нетронутой, главное, чтобы инструмент выглядел солидно и создавал ощущение большого, серьёзного процесса.

№2. Сразу купите подписку

Не слушайте тех, кто предлагает посмотреть обзор или демо. Это для слабых духом.

Если сервис особенно гордится своей «мощной техподдержкой», — отличный знак. Вам действительно придётся регулярно общаться с операторами и вникать — а это повышает дисциплину.

И, конечно, никаких пробных периодов — они только мешают почувствовать магию первого дня, когда люди открывают систему и начинают думать про увольнение.

№3. Дайте команде свободу действий

Формальные роли — это лишнее. Скрам-мастер может заболеть, продакт — уйти в отпуск, а хаос должен быть устойчивым.

Просто пишите коллегам в чат: «поставьте себе задачу». Пусть каждый сам решает, что ему делать, когда и где это фиксировать. Главное — чтобы вы в любой момент могли спросить, почему прогресс не двигается.

№4. Привейте культуру отчётов

Таск-трекер — это хорошо. Но одного трекера мало, чтобы по-настоящему контролировать процесс.

Поэтому попросите команду регулярно отчитываться отдельно: писать апдейты в общий чат, присылать дневные отчёты и собирать итоги недели. Даже если всё это уже есть в задачах.

Если кто-то устанет от этого цирка — не беда, на рынке много сотрудников, кому работа нужнее.

В YouGile такой приятный интерфейс, почему бы им не любоваться каждый час?

№5. Постройте «идеальный процесс» заранее

Не подключайте команду на раннем старте. Вы точно уверены, что ваш процесс уже идеален? Лучше спокойно добавьте побольше этапов, пропишите каждое согласование и обязательно составьте подробный регламент.

Реальная работа у вас, конечно, проще. Но мы же здесь за эффективностью.

И это только половина колонок — в YouGile можно сделать еще больше!

№6. Везде обозначьте дедлайны

Если у задачи нет даты — задачи не существует. Поэтому ставьте дедлайны на каждый пункт в чек-листе: «уточнить», «посмотреть», «подумать» и т.д.

Конечно, половина этих действий не требует никакой срочности, но кто сказал, что это важно? Главное — чтобы доска была красной. Когда у людей всё горит, они меньше спорят и быстрее работают.

№7. Не захламляйте карточки задач

Визуальный шум мешает работать. Поэтому оставляйте описание задачи лёгким и лаконичным — не больше двух предложений.

Желательно оставить в описании что-то универсальное в духе «Сделать всё по красоте» или «Разобраться до завтра». Так команда творчески интерпретирует смыслы и придёт к неожиданным решениям.

№8. Ставьте все теги на все карточки

Не жалейте меток — должно быть сразу видно, зачем нужна задача. Срочность, источник, тип, направление, зона ответственности, продуктовая ветка, приоритет, формат, риск, подтип риска — всё важно. Если поле есть, его надо заполнить.

Пусть карточка выглядит как новогодняя ёлка, зато будет ощущение, что вы держите процесс под контролем и точно ничего не упустите.

№9. Используйте трекер только для контроля

Работайте в мессенджере, команда и так сидит в нём почти всё время. Так коллеги точно увидят ваши срочные сообщения в 23:35. А в трекер заходите раз в неделю: заносите туда задачи «для галочки», чтобы видеть цифры, статусы и отчётность.

Обновляйте доску так, чтобы на ней всё выглядело чуть лучше, чем в жизни. Так и команда спокойна, и начальство лишний раз не лезет с дурацкими вопросами.

Задачи тоже обсуждайте в мессенджере — это ведь удобнее. Если кто-то жалуется, что информация теряется или дублируется — их проблемы, надо привыкать к темпу работы.

№10. Регулярно меняйте продактов

Новый продакт приносит с собой опыт и трекер с предыдущей работы. Конечно, на словах он лучше предыдущего и магическим образом решает все проблемы.

Дайте продакту карт-бланш. А через полгода, когда он достанет всю команду, меняйте его на нового — так отдел останется в тонусе.

№11. Автоматизируйте вообще всё

Добавьте автопереносы, автоназначения, массовые уведомления. Это всё ускорит работу и снимет нагрузку с вечно меняющихся проджектов.

Если задача прыгает между колонками без участия коллег — супер, автоматизация удалась. А если исполнители не понимают, что вообще происходит на доске — значит, пора добавлять ещё один сценарий.

№12. Не разбирайте бэклог — чем больше идей, тем лучше

Бэклог — это живая история команды. Каждая старая идея или забытая гипотеза может когда-нибудь выстрелить. Да, список растёт, но в этом тоже есть польза: команда видит, насколько глубока и масштабна её работа.

Приоритизация, конечно, превращается в лотерею, зато какая интрига. И вообще, если что-то пролежало полгода, значит, оно выдержало проверку временем. А что выдерживает время — то заслуживает остаться ещё.

Что-то из этого видали в жизни? Делитесь в комментариях.

После всех этих советов может возникнуть странное желание — поработать нормально. YouGile подходит и для этого. Команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям — бесплатно и навсегда.

И все-таки я напишу.

Мне в личку пишут люди. По делу и без. По велению души или по алгоритмам соцсетей и продаж. Я человек достаточно общительный, но как же иногда обескураживают коммерческие предложения в личку. Люди уверены, что они знают, как мне выглядеть, как мне худеть, как мне писать, как мне фотографироваться, удалять что-то или отращивать, как мне выстраивать практику, зарабатывать деньги и где получать еще образование. А как уж анонимы в комментариях любят давать советы и минусить.

Ну кто вам сказал, что это работает? Вламываться без стука, запроса и предупреждения и кричать капслоком и восклицательными знаками, какие вы охуенные и как измените мою реальность? С чего вы взяли, что мне это нужно? Приснопамятный Аяз - на него же толпа маркетологов работала - с какого рожна они решили, что ко мне можно обращаться - "Мать, пора зарабатывать!" (Тут вообще очень хочется выдать красную карточку всей команде)

И тут я как процессуальщик подумала - а что если я просто не знаю, какое это удовольствие обратиться лично, почти по имени, ответить на вопросы, натолкнуть на мысль, а то ж люди-то не знают. И вот я представила, что я пишу текст. Такой отчаянно продающий текст, нагло-уверенный. Что-то типо - "Привет я Лена, по аватарке вижу, что не знаешь, что такое секс с любовью, пойдем со мной, птичка, там столько вкусного.. "И тут я поняла, что правда - прямо пронизывает энергия преисполненности, ты становишься прямо Валерием Леонтьевым, который идет в зал собирать букеты - вроде и контакт личный, но Валерию глубоко пофиг, на ответную реакцию, он не смотрит на каждого, перед ним толпа. "Милый друг, не скучай, я вернусь ты так и знай!"
-Уходи, Валера, и не приходи больше!

Ого! Это интересно - мой обычный опыт говорит обратное, когда я пишу пост я обращаюсь к каждому лично. Но принять ли мою мысль каждый решает сам. Только в момент добровольного согласия и чтения - открывается пост или скроллится лента дальше. Именно поэтому например я пишу хэштег вначале, чтобы те, кому интересно что-то читать, но не про секс, пролистывали. Или ставлю фото, по которому сразу понятно, о чем будет сказано и снова есть выбор. А вот уже когда пост открыт - то он только для того, кто его читает, не побоюсь сравнения как книга.

И вот сижу и думаю, видимо продажник так себе. Но кидать в слепую в людей сообщениями мне кажется жестоким мероприятием, примерно как спрашивать женщину в очереди, почему она не похудеет или не отрастит длинные волосы или спрашивать семейную пару, почему у них нет детей или домика у моря?

Это как если бы написать:

Это и про те же смешные надписи об использовании кук на сайтах, так как управляю куками я сам в настройках своего браузера, и ваши надписи на странице на это не повлияют.

Если человек ставит браузер, он по любому соглашается на использование http-запросов, на использование css, на использование html, на использование js, когда включает его, и на использование кук, когда разрешает их принимать в настройках браузера, и на использование многого всего остального. И показывать юзеру раз в неделю предупреждающую надпись о том что сайт использует куку, как это делает тот же озон, я считаю, что это тот же вид подобного маразма.